«Если многие бизнес-процессы на производстве удалось существенно улучшить благодаря использованию целого ряда методов повышения качества, то офисные и административные – остаются по-прежнему неэффективными. Сокращение офисных затрат без существенных потерь производительности кажется специалистам большинства предприятий задачей почти неразрешимой. Иные же компании усматривают потенциал улучшения офисной среды в методе офис-кайдзен.
Офис-кайдзен - преобразование офисных операций в стратегическое преимущество за счет повышения эффективности, качества и производительности офисных и административных процессов.»
Рекомендуем ознакомиться:
 |
 |
 |
 |
 |
|
Уильям Ларо «Офис Кайдзен: Преобразование офисных операций в стратегическое преимущество.» |
«Бережливый офис» (авторы Д. Тэппинг, Э. Дан) |
«Бережливый офис. Управление потоками создания ценности» (авторы Д. Теппинг, Д.Шухер) |
«Бережливый офис. Устранение потерь времени и денег» (авторы Д. Тэппинг, Э. Данн) |
«5s для офиса. Как организовать эффективное рабочее пространство» (авторы Т. Фабрицио, Д. Тэппинг) |
При ответе на вопрос для чего нужно заниматься оптимизацией офисных пространств и рабочих мест нужно иметь в виду что на сегодняшний момент от 60 до 80% времени и затрат предприятий связанных с удовлетворением потребительского спроса на промышленные изделия или на работы и услуги приходится на выполнение административных функций.
Пример:
На одном из предприятий был проведён анализ полного пооперационного цикла выпуска продукции, начиная от заявки клиента – заканчивая отгрузкой товара потребителю.
Из приведённого выше примера видно, что непосредственно цикл производства занял всего 9 дней из 37 или всего лишь 25% от полного производственного цикла, что негативно влияет на следующие параметры эффективности:
Главная задача оптимизации рабочих мест в офисе – это сокращение времени и затрат на администрирование связанное с непроизводственной (не продуктивной) частью процессов через сокращение времени различных процедур. К числу методов позволяющих сократить данные виды затрат можно отнести методы и решения приведённые ниже в данной статье.
Проблема поиска вещей и предметов, помещенных внутрь офисной мебели, а также связанные с её решением раздражение и другие негативные ощущения преследуют многих.
Такие науки, как инженерная психология и эргономика, определяют уровень этих
отрицательных эмоций «коэффициентом раздражения», который равен произведению «коэффициента неудобств» на «частоту повторяемости операций» (чем меньше “коффициент раздражения”, тем выше производительность труда сотрудников).
Кн * Чпо = КР.
То есть, чем чаще вы не можете вспомнить, куда положили те или иные принадлежности или документы, тем чаще на полу оказывается почти все содержимое шкафа или тумбы.
Сегодня скорости жизненных перемен сопутствует не только стремление к достижению положительных эмоций и удобству при эксплуатации мебели. Важное значение имеет и экономия времени при поиске, изъятии вещей и документов и их обратной укладке, а также времени, затрачиваемого на приведение мебели в рабочее положение или её трансформацию. Уверен, многие из нас вспоминают весь свой запас ненормативной лексики, когда приходится искать нужный компакт-диск среди множества похожих, лежащих в выдвижном ящике.
Но конструкции эргономичной мебели - это не принципиально новые изделия. Стол все равно останется столом, а стул – стулом, но у них появятся новые, отличающиеся совсем другими антропометрическими размерами или функциональным назначением, возможности, которые, естественно, повлияют на конструкцию каждого изделия и превратят его в «умную» мебель.
Это влияние распространится на её способность к логическому мышлению, воплощённая в конструкциях, будет помогать человеку решать и реализовывать те свойства, которые создают ему комфорт и удобство, определяют оптимальность и экономичность. Ему не нужно будет напрягать память в поисках затерявшихся предметов, как бы подсказывая и определяя его движения.
«Умная мебель» для офисов подразумевает решение многочисленных задач приёма, хранения и поиска документов, помощь в передаче их в нужную рабочую зону позволит не только навести порядок в этих процессах, но и значительно сократить время в технологических цепочках документооборота.
«Мебельное обозрение» сентябрь 2011.
Для снижения расходов на содержание офиса и повышение производительности труда сотрудников до 30% нужно соблюсти определенные правила проектирования сначала на макро (расстановка), а затем на микро (организация рабочего места) уровне, с соблюдением правил эргономики и выполнением санитарно-эпидемиологических норм для сохранения здоровья сотрудников.
При этом нужно не забывать, что офисная мебель это не только предмет обстановки, но и средство производства сотрудников, работающих в офисе. Так же, как дорогое оборудование требует затрат на техническое обслуживание, необходимо вложение и в поддержание работоспособности вашего самого главного ресурса - людей.
Аренда офисных площадей это одна из основных статей расходов для любой компании, как и покупка в собственность таких площадей требует немалых инвестиций. Зачастую месячные расходы на аренду сопоставимы с расходами на заработную плату всех сотрудников. Разумно сокращая площади офиса, занимаемые сотрудниками, снижаются и расходы на его содержание (освещение и отопление, уборка, текущий ремонт и т.д.).
Кроме того, основные затраты связаны не только с оснащением рабочего места сотрудников, сколько с его последующим содержанием. На основе проведенных исследований выявлено, что только 9% расходов связаны с комплектацией рабочих мест (мебель, оргтехника), а большую часть расходов составляют эксплуатационные расходы (аренда, уборка помещений, электроэнергия и т.д.) и расходы связанные с заработной платой.
То есть, при незначительных затратах (по сравнению с другими расходами) по реорганизации рабочих мест, можно получить значительный эффект роста проитизводительности сотрудников до 30%.
* Пример увеличения рабочих мест показан с помощью расстановки мебели системы Эрго.
ДО…
Общая площадь помещения 332 кв.м.Количество рабочих мест - 29
При традиционной расстановке и стандартной мебели в кабинете
ПОСЛЕ…
|
Вариант 1 Общая площадь помещения 332 кв.м. Количество рабочих мест – 29 Площадь освободившихся помещений 74,2 кв.м, что составляет 22% от всей площади или 2.56 кв.м на каждого сотрудника. |
Вариант 2 Общая площадь помещения 332 кв.м. Количество рабочих мест - 41 Количество рабочих мест на той же площади увеличилось на 41% или на 12 рабочих мест. |
При создании проекта в мебель закладываются решения, которые позволяют разместить все офисные процессы на минимальной площади, не жертвуя при этом комфортом и производительностью работников. Заполнение каждого сантиметра полезными в работе сотрудников дополнительными элементами также влияет на занимаемую ими общую площадь. Доля сотрудников, работающих в офисе, постоянно растет, уже сейчас, по статистике, составляет более 60% от всех занятых на предприятиях, а значит, освобождающиеся плдощади послужат для возможности размещения новых сотрудников или их использования по другому назначению.
|
проект |
 |
3D модель |
|
готовое решение |
Наряду с эффективной расстановкой мебели идет и поддержание корпоративного стиля компании.
|
|
|
|
|
Применение цветных фасадов и корпусов перекликающихся с фирменным стилем компании. |
||
Создание корпоративного стиля в интерьере является важным маркетинговым ходом, оказывающим влияние на формирование имиджа компании. Для потребителя же это показатель стабильности и надежности компании.
Одним из доказательств экономической обоснованности вложений со стороны компаний в улучшение условий труда сотрудников работающих в офисе может служить статья американского ученого M.Brill "Влияние дизайна на производительность труда в условиях канцелярской работы", которая доказывает, что одна лишь эргономическая организация рабочих мест сотрудников и их более эстетический вид может обеспечить за год улучшение финансовых показателей деятельности компании на сумму соответствующую 6% из заработной платы.
ВЫВОД: каждый проект уникален и разрабатывается всегда с учетом множества деталей и нюансов, индивидуально для каждого заказчика, что может привести к оптимизации использования офисных площадей до 30%.
Основная задача проектирования рабочего пространства в офисе - это создание наиболее эффективного офиса, который будет работать и повышать производительность труда сотрудников, работающих в этом офисе.
А для этого нужно предотвратить несколько негативных факторов, влияющих на производительность труда в организации:
Существуют определенные мебельные решения, которые позволяют минимизировать все эти факторы.
|
Мастер |
Оптима |
Мастер |
Использование перегородок, ставящихся между рабочими местами, позволяет минимизировать лишнее общение. При наличии перегородок сотрудники не видят друг друга, сидя на рабочем месте или видят с ограничением. Для того, чтобы что-то обсудить или передать, им придется встать. Человек не будет каждый раз вставать, чтобы поговорить не по делу (в среднем сотрудники тратят на разговоры, не относящиеся к делу, от 1 часа в день или 252 часа в год или 31 рабочий день, и это в лучшем случае).
|
Перегородки позволяют создать приватность для сконцентрированной работы. Кроме того, защищают от излучения мониторов.
|
Мобильные перегородки, даже самые высокие, не ликвидируют шум. Но при правильном использовании направляют звуковые волны к потолку или в проходы, снижая воздействие акустических помех на человека. А использование специальных перфорированных перегородок и фасадов мебели производства фирмы "Синтекс" позволяет погасить часть этих помех. *
|
* Подробнее об этом вы можете прочитать в статье "Основы акустики" в Приложении 2.
|
Любое движение впереди сидящего отвлекает оператора.
|
Отсутствие перегородок или использование низких конструкций открывает человека для максимального воздействия шума и излучения мониторов. |
Помехи мешают работе. Существует два типа помех: визуальные (видимые) и акустические (шум). Большинство людей считают главными помехами, мешающими работе, акустические. На самом деле, это не совсем так. Главными помехами являются визуальные. Это очень просто доказывается на следующем примере. Вы сидите в помещении, за окном стоит постоянный шум, но вы на самом деле не акцентируете внимание, он не мешает работать. Напротив, когда перед вами сидит человек, вы видите все его движения. Неосознанно вы реагируете на них и на шум, который исходит, например, от его общения по телефону (немецкими учеными доказано, что в течении рабочего времени на визуальные помехи человек отвлекается в среднем 600 раз в день или около 40 часов в год или 5 рабочих дней).
На основе приведенных данных можно сделать выводы о снижении производительности труда сотрудников, которое стоит компаниям больших денег. Например: сотрудник, зарабатывающий 30 000 рублей в месяц и теряющий на отвлекающие факторы 1 час в день, обходится компании в 45 000 рублей в год. Кроме того, сотрудники, дополнительно нагружаемые плохой акустикой помещений, - это менеджеры, руководители и творческие работники, которые тратят значительную часть своего времени на задачи требующие интенсивной концентрации и стратегически влияющие на итог деятельности компании.
|
|
|
|
|
Визуальные и акустические помехи минимизируются использованием перегородок и шкафов (в качестве перегородок) разной высоты. |
||
|
|
Беспорядок на рабочих местах приводит к тому, что сотрудник тратит время на поиск нужного документа или необходимой записи (в среднем около 15 минут в день или 63 часа в год или 7,5 рабочих дней).
|
|
|
|
|
настольный организатор |
лоток для хранения канцелярских принадлежностей |
кабель-канал |
|
|
|
|
|
модуль для мелочей |
держатель для журналов |
выдвижная полка для канцелярских принадлежностей и т. д. |
Немаловажную роль в организации рабочего места играет наличие кабель-менеджмента.
По результатам исследования на походы за документами до шкафа и обратно в среднем в год один сотрудник тратит 2 недели рабочего времени. Вопрос: сколько денег теряет компания оттого, что это время не используется на непосредственную работу? И это пример только на одном сотруднике, а если таких в компании 30 или 50?
|
|
|
|
|
Создав хранение текущих документов непосредственно на рабочем месте, мы получаем экономию времени и оперативную работу сотрудника. |
||
Организации рабочего места с использованием правила “вытянутой руки” на примере системы Эрго.
Использование пиктограмм на изделиях мебели облегчает навигацию в офисе, а также способствует экономии времени при поиске нужных документов:
|
|
|
|
Продуманный офисный интерьер, в том числе форма и цвет мебели, является важным инструментарием не только для формирования имиджа компании, но и для создания максимального комфорта в пределах отдельного рабочего пространства. Цвет мебели формирует определенные климатические условия в офисе.
|
|
|
|
|
Производительность труда повысится, если привнести в интерьер цветовые акценты и разнообразие через использование цветных фасадов и корпусов мебели. Позитивное оформление офисных пространств позволяет добиться добавленной стоимости в отношении самочуствия персонала, культуры компании и производительности труда - это, безусловно, огромная рентабельность инвестиций. |
||
Европейские ученые выяснили, что в хорошо обустроенном офисе, который соответствует психоэмоциональному состоянию сотрудников и высокому уровню комфорта, вероятность того, что сотрудник останется после окончания рабочего времени и завершит начатое дело, увеличивается на 30%.
Позитивное оформление офисных пространств позволяет добиться добавленной стоимости в отношении самочувствия персонала, культуры компании и производительности труда - это, безусловно, огромная рентабельность инвестиций.
Каждый из нас когда-нибудь оказывается в ситуации, когда коллега громко говорит по телефону, не давая сосредоточиться. Чтобы каждая минута рабочего времени была использована продуктивно, первое и главное правило - создать комфортные условия и для того, кто разговаривает, и для того, кто в это время сконцентрирован на выполнении своей работы.
|
|
|
|
|
Отсутствие приватности провоцирует психологическую утомляемость. |
Использование перегородок позволяет не только создавать комфортные условия для всех сотрудников офиса, но и обеспечивать приватность каждого рабочего места.
Чтобы люди больше думали о работе, стоит немного подумать о людях.
Комфортное и уютное рабочее место. За ним не испытываешь усталости. Им дорожишь. И с удовольствием возвращаешься к нему изо дня в день. Оно “говорит” своему хозяину, что его ценят, создавая здоровую психологическую обстановку; ему доверяют и возлагают на него большие надежды, что о нем заботятся. Чувствуя это, человек хочет заботиться о своей компании в ответ. Сам факт смены офисной обстановки влияет на повышение производительности труда сотрудников.
Более впечатляющими выглядят результаты исследования, проведенного в американской страховой компании Aetna, согласно которым обновление мебели и ремонт офисных помещений привели к повышению производительности труда на 53% и снижению числа невыходов на работу без уважительных причин на 14%.
|
|
|
|
Создавая правильные, с точки зрения эргономики, рабочие места и соблюдая санитарно-эпидемиологические правила, обязательные к исполнению, снижается вероятность заболеваний, а значит и отсутствие работников на рабочих местах по больничным листам (см. Приложения 3, 4, 5).
ВЫВОД: с помощью специальных мебельных решений, следуя правилам эргономики, грамотного проектирования рабочего пространства и рабочих мест можно сократить расходы на содержание офиса и повысить производительность труда до 30%.
